Fragen und Antworten zum Akkreditierungsverfahren

Wie können Träger im Jugendbereich ab 2021 an der Leitaktion 1 des EU-Programms Erasmus+ Jugend teilnehmen?

Es gibt drei alternative Möglichkeiten, an Projekten der Leitaktion 1 teilzunehmen.

  1. Das neue Standardverfahren für die Beantragung in Leitaktion 1 ist die Beantragung einer Akkreditierung für Ihre Organisation. Damit erwerben Sie einen vereinfachten Zugang zu Mitteln der Leitaktion 1 für die gesamte Programmlaufzeit von 2021 bis 2027. Voraussetzung ist, dass Sie eine langfristige Strategie zur Nutzung des Programms entwickeln, den Qualitätsansprüchen des Programms entsprechen sowie gut und möglichst breit in der Jugendarbeit verankert sind. Das Verfahren eignet sich grundsätzlich für alle Träger und Einrichtungen, die im Lauf der Programmlaufzeit mehr als ein einzelnes Projekt durchführen wollen. 
  2. Sie können Einzelanträge für jeden der möglichen Aktivitätstypen (Jugendbegegnungen, Fachkräftemobilität und Jugendpartizipationsprojekte) stellen. Dies empfiehlt sich vor allem für Träger, die noch keine oder nur wenig Erfahrungen im Programm gemacht haben oder die nur ab und an ein einzelnes Projekt durchführen. Akkreditierte Organisationen können hier keine Anträge stellen.
  3. Sie beteiligen sich als Partner an Projekten, die von akkreditierten Organisationen oder Einzelantragstellern beantragt werden. Sie benötigen dafür selbst keine Akkreditierung und müssen keinen Antrag stellen, sich aber im Registrierungsportal für Organisationen anmelden, da der antragstellende Partner Ihre Registrierungsnummer für seinen Antrag benötigt.

Wer kann sich akkreditieren lassen?

Nur Organisationen dürfen einen Antrag stellen. Informelle Gruppen Jugendlicher sind im Akkreditierungsverfahren nicht zugelassen; ihnen steht im Jugendbereich weiterhin das Einzelantragsverfahren offen.

Vorerfahrungen aus den Vorläuferprogrammen sind keine Voraussetzung für eine Akkreditierung!

Gilt die Akkreditierung auch für andere Bereiche von Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps?

Leider nein. Die formalen Bildungsbereiche von Erasmus+ haben eine eigenes Akkreditierungsverfahren, dessen andere und teils deutlich weitergehende Anforderungen an die jeweiligen Besonderheiten von Schule, Berufsbildung, Hochschule und Erwachsenenbildung angepasst sind. Eine gegenseitige Anerkennung der Akkreditierungen ist deswegen nicht möglich.

Das Gleiche gilt für das Europäische Solidaritätskorps, das mit eigener Ausrichtung, eigenen Regeln und spezifischen Qualitätsanforderungen ebenfalls einen eigenen Charakter und ein eigenes Anerkennungssystem Quality Label aufweist.

Wer in verschiedenen Bereichen von Erasmus+ und / oder im Europäischen Solidaritätskorps unterwegs ist, muss also ggf. mehrfach ein Anerkennungsverfahren durchlaufen. In jedem Fall ist dieses Verfahren mit der anschließenden vereinfachten Beantragung von Mitteln aber eine deutliche Vereinfachung gegenüber der regelmäßigen Einreichung von Einzelanträgen.

Was macht den Antrag auf Akkreditierung aus?

Im Zentrum der Akkreditierung steht ein mehrjähriger strategischer Entwicklungsplan, in dem die Träger ihre Entwicklungsziele hinsichtlich der Ziele und Prioritäten des Erasmus+ Programms formulieren. Er umfasst folgende Teile:

  • Ihre Bedarfe und Ziele, die erwartete Wirkung sowie Ihr Beitrag zur Umsetzung der EU-Jugendstrategie (externer Link), der Europäischen Jugendziele (PDF-Dokument, 710 kb) und der grundlegenden Prinzipien des Programms (Inklusion und Diversität, Nachhaltigkeit, aktive Teilnahme im Netzwerk der Erasmus+ Einrichtungen, digitale Elemente)
  • Ihre geplanten Aktivitäten (Angaben sind nicht verbindlich, sollten aber realistisch sein) und deren Zusammenhang mit Ihren regulären Aktivitäten im Jugendbereich
  • Angaben zum Management der Organisation, Ihrer Partnerschaften und Projekte
  • Angaben zum Umgang mit Teilnehmenden
  • eine Selbstverpflichtung zur Einhaltung der Erasmus Qualitätsstandards

Dieser Plan kann nach Ablauf einiger Jahre bei Bedarf aktualisiert werden.

Wie ist der Zeitplan für Akkreditierungen?

Um 2022 einen Budgetantrag stellen zu können, müssen Träger ihre Akkreditierungsanträge bis zum 31.12.2021 bei JUGEND für Europa eingereicht haben.

Ab 2022 ergeht jährlich ein neuer Aufruf, so dass bis zum Ende der Programmlaufzeit weiterhin Anträge eingereicht werden können. Ein Wechsel aus dem Einzelantragsverfahren bzw. ein Neueinstieg in das Akkreditierungsverfahren wird also weiterhin möglich sein.

2022 wird das Antragsformular für Akkreditierungen voraussichtlich im Mai freigeschaltet. Die Anträge können dann bis zum 19. Oktober 2022 übermittelt werden. Bei Bewilligung kann im Frühjahr 2023 ein erster Budgetantrag gestellt werden.

Die durchgeführten Aktivitäten wie auch die Umsetzung des Gesamtplans und die Einhaltung der Qualitätsstandards werden durch verschiedene Monitoring-Aktivitäten von JUGEND für Europa begleitet.

Was geschieht, wenn mein Antrag auf Akkreditierung nicht bewilligt wird?

Der Antrag auf Akkreditierung kann unter Berücksichtigung des erhaltenen Feedbacks aus dem Bewertungsprozess überarbeitet und anschließend neu eingereicht werden.

Es empfiehlt sich hierbei, rechtzeitig Kontakt mit den zuständigen Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa aufzunehmen, um die Chancen und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Neubeantragung auszuloten.

Was geschieht, wenn mein Antrag auf Akkreditierung erfolgreich bewilligt wurde?

Sobald der Akkreditierungsantrag erfolgreich bewilligt ist, werden die Vertragsunterlagen per Mail versendet, welche rechtsverbindlich unterzeichnet an uns zurückzusenden sind. Der Akkreditierungsvertrag tritt mit Unterzeichnung und Rücksendung zwischen beiden Parteien (Ihnen und der Nationalen Agentur) formal in Kraft.

Kann ein Akkreditierungsvertrag gekündigt werden?

Ja, bitte wenden Sie sich dazu an die für Ihr Bundesland zuständige Ansprechperson in der Nationalen Agentur.

Können nach erfolgreicher Akkreditierung weiterhin Einzelanträge gestellt werden?

Nein, für die vom Akkreditierungsverfahren umfassten Aktivitätstypen ist dies grundsätzlich ausgeschlossen. Mit erfolgreicher Akkreditierung steht das Einzelantragsverfahren nicht mehr zur Verfügung. Eine Ausnahme bilden aktuell die noch nicht vom Budgetverteilungsverfahren umfassten Jugendpartizipationsprojekte. Auch in Leitaktion 2 können weiterhin Einzelanträge eingereicht werden, da die Akkreditierung sich nur auf Leitaktion 1 bezieht.

Was folgt, nachdem meine Organisation akkreditiert wurde?

Mit Unterzeichnung des Akkreditierungsvertrags sind Träger berechtigt, einen Mittelabruf/Budgetantrag (KA 151) zu stellen. Dies geschieht i. d. R. einmal jährlich im Frühjahr. Die genauen Termine entnehmen Sie bitte unserer Webseite oder dem Programmleitfaden.

Basis des Budgetantrags bildet der im Vorfeld im Akkreditierungsantrag zugrunde gelegte Activity Plan (je Activity Year).

Ist ein Activity Year gleich ein Kalenderjahr?

Nein, es handelt sich nicht um das Kalenderjahr, sondern um das jeweilige Förderjahr, das jeweils zum im Programmhandbuch genannten Projektstartdatum beginnt und 15 Monate umfasst (2021: 01.08.2021 bis 30.10.2022, 2022: 01.06.2022 bis 31.08.2023). Die Jahre beziehen sich dabei auf Ihre Projektlaufzeit; Jahr 1 ist also das erste Förderjahr, für das Sie Budget beantragen, Jahr 2 das Zweite etc.

Eine zahlenmäßige Erhöhung im Budgetantrag darf maximal 30% betragen und erfordert keine formale Anpassung des bereits bewilligten Activity Plan der Akkreditierung.

Für welche Aktivitätstypen kann ein Mittelabruf/Budgetantrag gestellt werden?

Derzeit ist es lediglich für Jugendbegegnungen und Fachkräftemaßnahmen möglich einen Budgetantrag zu stellen. Für die Jugendpartizipationsprojekte kann voraussichtlich ab 2023 Budget beantragt werden.

Sollten Sie Jugendpartizipationsprojekte beantragen wollen, so können Sie hierfür 2022 weiterhin Einzelanträge stellen.

Müssen Partner mit dem Akkreditierungsantrag oder beim Mittelabruf/Budgetantrag feststehen bzw. akkreditiert sein?

Nein, die Partner müssen nicht feststehen und ebenso nicht akkreditiert sein. Lediglich die antragstellende Organisation muss über eine erfolgreiche Akkreditierung zum Zeitpunkt des Mittelabrufs verfügen.

Wie erfolgt die Berechnung im Mittelabruf/Budgetantrag?

Mit dem Budgetantrag werden Teilnehmenden-Zahlen je Format beantragt sowie ggf. außergewöhnliche Kosten. Die Berechnung des Budgetbedarfs erfolgt durch JUGEND für Europa anhand von Durchschnittswerten je Teilnehmenden / Format für Programm- und Reisekosten, Pauschalen für Vorbereitende Besuche und förderfähige Realkosten.

Der Mindestbetrag einer Förderung je Budgetantrag beträgt 25.000 Euro, der Höchstbetrag 700.000 Euro. Bitte beachten Sie, dass gemäß Richtlinien eine Kürzung der Partnerlandzahlen auf maximal 25% der uns zur Verfügung stehenden Mittel erfolgen muss.

Wie sehen die Zahlungsmodalitäten nach erfolgreicher Prüfung und Förderung meines Antrags auf Mittelabruf aus?

Die Auszahlungsmodalität erfolgt i. d. R.  in der prozentualen Staffelung 80/20. Ab einem Fördervolumen von 200.000 Euro erfolgt eine Staffelung 40/40/20, die Übermittlung eines Zwischenberichts ist nötig, um die zweite Teilzahlung zu erhalten.

Was müssen Träger nach Erhalt der Vorauszahlung tun?

Mit Auszahlung steht Ihnen das neue Abrechnungs-Tool (Beneficiary Modul) zur Verfügung, welches möglichst frühzeitig, spätestens aber nach den jeweiligen Aktivitätsdurchführungen regelmäßig mit Daten gefüllt werden muss.

Machen Sie sich das Potenzial des Tools zu Nutze, um schon vor Aktivitätsdurchführung eine budgetäre Tendenz zu erhalten und passen Sie nach Aktivitätsende die Daten gemäß Durchführung dem Status Quo einfach an.