Fragen und Antworten zu Projekten während der Corona-Krise

In der Corona-Pandemie erlebt die europäische Jugendarbeit eine Situation, auf die sich keiner hat vorbereiten können. Die Auswirkungen auf Erasmus+ Jugend sind weitreichend. Träger, Organisationen und Teilnehmende am EU-Programm stehen vor vielen Fragen, ob und wie und wann es mit ihren Projekten und europäischen Partnerschaften weitergehen kann.

Alle bewilligten Projekte haben zusätzlich zu ihrer Finanzhilfevereinbarung ein Addendum erhalten, welches die Förderung von virtuellen Aktivitäten regelt. Wir stellen Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen hier zusammen.

Bitte wenden Sie sich vorab bei Fragen und Änderungen der Projektlaufzeit oder des Veranstaltungsformats an die für Sie zuständigen Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa.

Umgang mit Projekten/Aktivitäten, für die die Addendum-Regelung greift

Gültig für alle Leitaktionen

Auch wenn die weltweite Reisewarnung aufgehoben ist, bleibt es weiter schwierig, reale Treffen durchzuführen. Gibt es die Möglichkeit, bewilligte Mobilitäten durch virtuelle Zusammenarbeit (oder hybride Treffen) zu ersetzen?

Erasmus+ ist grundsätzlich ein Mobilitätsprogramm, in dessen Zentrum die reale Begegnung und das Voneinander-Lernen von Menschen aus verschiedenen Ländern stehen. Wir empfehlen daher, grundsätzlich zunächst die Möglichkeit einer Verschiebung oder Verlängerung des Projektzeitraums zu prüfen, bevor andere Lösungsmöglichkeiten ins Auge gefasst werden.

Da davon auszugehen ist, dass die Ausnahmesituation durch COVID-19 noch anhalten und die "normale" Durchführung von Projekten weiter erschweren wird, sind bis auf Weiteres unter bestimmten Bedingungen auch ganz oder teilweise virtuelle Aktivitäten möglich, ohne dass höhere Gewalt vorliegen muss. Die Bedingungen dafür unterscheiden sich je nach Projekttyp. Die wichtigsten sind:

Jugendbegegnungen, Fachkräftemaßnahmen, EU-Jugenddialog

  • Es sollte ein Ansatz von gemischter Mobilität verfolgt werden, d.h. es kann mit einem virtuellen Treffen begonnen werden, dem später ein reales folgen sollte, das der im Programmhandbuch festgelegten Mindestdauer entsprechen sollte. Insgesamt darf mit virtuellem und realem Treffen die zulässige Höchstdauer des Aktivitätstyps nicht überschritten werden.
  • Sofern weiterhin eine Situation höherer Gewalt aufgrund der Corona-Pandemie besteht, kann die physische Mobilitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine Verlängerung der virtuellen Mobilitätsphase ersetzt werden. Virtuelle und physische Mobilitäten müssen nicht direkt aufeinander folgen, sondern können mit einer zeitlichen Unterbrechung stattfinden.
  • Für die Tage virtueller Mobilität erhält der Träger 35% der Pauschale für Organisatorische Unterstützung. Zusätzlich können in begründeten Fällen Außerordentliche Kosten für die Anschaffung oder Ausleihe technischer Ausrüstung oder notwendiger Dienstleistungen bewilligt werden (in Höhe von 75% der nachgewiesenen Kosten); dafür können bis zu 10% der bewilligten Pauschalen in diese Budgetkategorie verschoben werden. Das Gesamtbudget der Maßnahme kann nicht erhöht werden.
  • Bei Jugendbegegnungen: Ein Vorbereitender Planungsbesuch kann virtuell umgesetzt werden. Dafür wird keine Förderung gewährt, die bewilligten Mittel können aber auf andere Aktivitäten oder in andere Budgetkategorien verschoben werden.

Strategische Partnerschaften

  • Alle Aktivitäten, die eine Mobilität bzw. ein reales Treffen beinhalten, können auch virtuell durchgeführt werden. Die Regeln unterscheiden sich aber je nach Aktivität.
  • Länderübergreifende Projekttreffen können virtuell durchgeführt werden; eine Förderung erfolgt nicht.
  • Multiplikatorenveranstaltungen können virtuell durchgeführt werden; sie werden mit 15% des Zuschusses für örtliche Teilnehmer/-innen und maximal 5.000 € pro Projekt gefördert.
  • Lern-, Unterrichts- und Ausbildungsaktivitäten können ganz virtuell oder vorzugsweise in einer Mischform virtueller und realer Mobilität durchgeführt werden, wobei die zulässige Höchstdauer laut Programmhandbuch nicht überschritten werden darf. Sie werden mit 15% der Pauschale für individuelle Unterstützung gefördert.
  • Aufgrund virtueller Aktivitäten freiwerdende Mittel (bis zu 60% der Mittel aus den genannten Aktivitäten und den Außergewöhnlichen Kosten) können ohne Notwendigkeit einer Vertragsänderung für andere Projektbestandteile verwendet werden; ausgenommen sind das Projektmanagement und sowie die Außergewöhnlichen Kosten, in die keine Mittel verschoben werden dürfen.

Laut einer Information der EU-Kommission von Ende August 2020 können auch hybride Aktivitäten, sprich Aktivitäten bei der einige Teilnehmende bzw. Gruppen sich physisch vor Ort treffen und andere Teilnehmende bzw. Gruppen virtuell teilnehmen (z.B. weil sie in das Land, in dem die Aktivität stattfindet, nicht einreisen dürfen) gefördert werden.

Bei internationalen Aktivitäten müssen dabei Teilnehmende bzw. Gruppen aus mindestens zwei verschiedenen Ländern physisch zusammenkommen. Wichtig ist darüber hinaus, dass die Teilnehmenden bzw. Gruppen, die nicht vor Ort sind, im gleichen Maße an allen Programmpunkten beteiligt werden und nicht nur zu einzelnen Programmpunkten virtuell hinzugeschaltet werden. Eine Kombination aus vollen (physische Mobilitäten) und reduzierten (virtuelle Mobilitäten) Fördersätzen ist in diesen Fällen vorgesehen.

Umgang mit laufenden Projekten in der Leitaktion 1

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Kann ich die Aktivität verschieben?

Eine Verschiebung der Aktivität ist innerhalb der bereits bewilligten Projektlaufzeit nach schriftlicher Rücksprache mit uns ohne weiteres möglich.

Sollten Sie die Aktivität über das vertraglich fixierte Projektlaufzeitende hinaus verschieben wollen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin mit dem Verweis auf die weltweit aktuelle Krisensituation bezüglich der Corona-Pandemie formlos eine Projektlaufzeitverlängerung um bis zu zwölf Monate zu beantragen.

Die sonst übliche maximale Projektlaufzeit von 24 Monaten kann sich damit auf insgesamt maximal 36 Monate verlängern.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits jetzt entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen im Mobility Tool+ nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen zweifelsfreie Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und entsprechend dem Formular bzw. nach Aufforderung eingereicht werden können.

Können Reisekosten für eine vor dem Beginn abgesagte Aktivität erstattet werden?

Eine Erstattung dieser Kosten ist grundsätzlich möglich. Es muss allerdings anhand von Belegen nachgewiesen werden, dass eine Erstattung der Kosten beim Reiseunternehmen beantragt und (teilweise oder ganz) abgelehnt wurde.

Kann ich meine geplante und noch ausstehende Aktivität alternativ durch eine virtuelle Aktivität ersetzen?

Sofern eine Verschiebung der Aktivität auch bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit nicht möglich ist, kann eine noch ausstehende Aktivität in Form eines virtuellen Treffens durchgeführt werden. Dies muss entsprechend begründet werden und die Maßnahme muss virtuell auch sinnvoll durchführbar sein.

Bitte wenden Sie sich zwecks inhaltlicher Prüfung und Abstimmung an die für Ihr Bundesland zuständigen Programmreferent/-innen.

In Abstimmung mit meinem/n Partner/n haben wir uns dazu entschlossen die geplante und nicht stattgefundene Aktivität wegen der Corona-Krise gänzlich abzusagen und das gesamte Projekt zu stornieren. Wie gehe ich nun vor?

Diesen Umstand bedauern wir sehr, können Ihre Entscheidung jedoch nachvollziehen. Um Sie bestmöglich zu unterstützen und die Details abzustimmen, bitten wir Sie, sich mit dem/der für Ihr Bundesland zuständigen Ansprechpartner/-in in Verbindung zu setzen.

Wir möchten Sie jedoch dazu ermutigen, vorab zu prüfen, ob für Sie eventuell eine Projektlaufzeitverlängerung und/oder die Durchführung einer virtuellen Aktivität sinnvoll wäre.

Wenn ich mich entschließen sollte, das gesamte Projekt aufgrund der Corona-Krise zu stornieren, würde dies bei einer wiederholten Antragsstellung positiv berücksichtigt und ggf. automatisch zu einer Bewilligung führen?

Das ist nicht möglich. Jede Antragsrunde unterliegt demselben, festgelegten Bewertungsprozess, so dass eine positive Berücksichtigung Ihres Antrags oder gar eine automatische Bewilligung ausgeschlossen sind. Ihr Antrag wird unabhängig bewertet und durchläuft den regulären Bewertungsprozess, wie sonst auch. Bitte prüfen Sie daher genau, ob für Sie nicht auch eine Projektlaufzeitverlängerung und/oder die Durchführung einer virtuellen Aktivität sinnvoll wäre.

Umgang mit laufenden Projekten in der Leitaktion 2

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Welche Optionen habe ich?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin formlos eine Projektlaufzeitverlängerung zu beantragen.

Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, um Ihre Aktivität/-en zu einem deutlich späteren Zeitpunkt und in Absprache mit Ihrem/n Partner/n nachträglich und innerhalb der Projektlaufzeit erfolgreich durchzuführen.

Die maximale Projektlaufzeit von 36 Monaten kann jedoch ebenso wie das im Programmhandbuch genannte spätestmögliche Enddatum der Projekte nicht überschritten werden.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen entsprechende Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und bei Bedarf nachgereicht werden können.

In der Regel werden Pauschalen bis zur Höhe der Ihnen entstandenen realen Kosten abgerechnet. Sollten Ihnen außergewöhnliche Kosten entstanden sein, die nicht über die Pauschalen abgedeckt werden können, können Sie diese im Abschlussbericht unter Vorlage entsprechender Dokumente (wie bspw. Rechnungen) und mit einer nachvollziehbaren Beschreibung in angemessener Höhe geltend machen.

Wir empfehlen Ihnen, sich in diesem Fall vorab mit Ihren Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung zu setzen.

Bitte beachten Sie, dass dabei der vertraglich bewilligte Höchstbetrag nicht überschritten werden kann.

Im Abschlussbericht kreuzen Sie "Höhere Gewalt" / "force majeure" an, nennen das Stichwort "Coronavirus" oder "COVID 19" und erläutern, warum es zu welchen Änderungen im Projekt gekommen ist (warum also z.B. Aktivitäten verkürzt oder verschoben bzw. storniert wurden). Sofern nicht schon vorher geschehen, fügen Sie dem Bericht die amtlichen Informationen und die Kostenerklärung bei. Sollten Außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden, vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Rechnungen / Belege mit einzureichen.  

Umgang mit laufenden Projekten in der Leitaktion 3

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Welche Optionen habe ich?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin formlos eine Projektlaufzeitverlängerung zu beantragen.

Sollten Sie die Aktivität über das vertraglich fixierte Projektlaufzeitende hinaus verschieben wollen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin mit dem Verweis auf die weltweit aktuelle Krisensituation bezüglich der Corona-Pandemie formlos eine Projektlaufzeitverlängerung um bis zu 12 Monate zu beantragen. Die maximale Projektlaufzeit von 24 Monaten kann in der Regel nicht überschritten werden, außer in Einzelfällen

Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, um Ihre Aktivität/en zu einem deutlich späteren Zeitpunkt und in Absprache mit Ihrem/n Partner/n innerhalb der Projektlaufzeit erfolgreich durchzuführen. Eine Erhöhung der bewilligten Mittel ist damit nicht verbunden und nicht möglich.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen entsprechende Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und bei Bedarf nachgereicht werden können.

In der Regel werden Pauschalen bis zur Höhe der Ihnen entstandenen realen Kosten abgerechnet. Sollten Ihnen außergewöhnliche Kosten entstanden sein, die nicht über die Pauschalen abgedeckt werden können, können Sie diese im Abschlussbericht unter Vorlage entsprechender Dokumente (wie bspw. Rechnungen) und mit einer nachvollziehbaren Beschreibung in angemessener Höhe geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, sich in diesem Fall vorab mit Ihren Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung zu setzen.

Bitte beachten Sie, dass dabei der vertraglich bewilligte Höchstbetrag nicht überschritten werden kann.

Im Abschlussbericht kreuzen Sie "Höhere Gewalt" / "force majeure" an und erläutern, warum es zu welchen Änderungen im Projekt gekommen ist (warum also z.B. Aktivitäten verkürzt oder verschoben bzw. storniert wurden). Sofern nicht schon vorher geschehen, fügen Sie dem Bericht die amtlichen Informationen und die Kostenerklärung bei. Sollten außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden, vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Rechnungen / Belege mit einzureichen.