Akkreditierung und Mittelabrufe

Als akkreditierte Organisation haben Sie folgende Vorteile:

• Ihnen steht eine Mindestförderung zu, die die Durchführung wenigstens einer Aktivität ermöglicht. Für das Jahr 2025 beträgt diese 37.000,- Euro.
• Sie erhalten deutlich mehr Planungssicherheit. Diese Sicherheit hilft Ihnen auch dabei, junge Menschen in die verschiedenen Planungsphasen des Projekts einzubeziehen.
• Sie haben mehr Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer Projekte.
• Sie können europäische Partnerschaften nachhaltig aufbauen.
• Sie können sich auf längerfristige strategische Überlegungen und Entwicklungsbedarfe konzentrieren statt auf die Beschreibung von Projektdetails.

Das Akkreditierungsverfahren richtet sich an alle förderfähigen Einrichtungen der Leitaktion 1. Eine Ausnahme bilden informelle Gruppen. Sie können Projektanträge ausschließlich im Einzelantragsverfahren einreichen.

Die antragstellenden Organisationen müssen mindestens zwei Jahre vor Ablauf der Antragsfrist rechtmäßig gegründet worden sein und über einschlägige Erfahrungen bei der Durchführung von Aktivitäten im Jugendbereich verfügen.

Es ist jedoch hilfreich, wenn Sie bereits Erfahrung in Erasmus+ gesammelt haben. Akkreditierte Organisationen besitzen ein hohes Maß an Eigenverantwortung bei der Einhaltung aller formalen und inhaltlichen Kriterien.

Je nach Vorerfahrung können Sie sich daher entscheiden, das Förderprogramm zunächst im Einzelantragsverfahren kennenzulernen. Hier werden alle Projekte einer umfassenden formalen und inhaltlichen Prüfung durch JUGEND für Europa unterzogen. Damit verbunden ist eine große Sicherheit für die Förderfähigkeit der bewilligten Projektvorhaben.

Ein Umstieg vom Einzelantragsverfahren in das Akkreditierungsverfahren ist bis 2027 möglich.

Eine erfolgreiche Akkreditierung ist an bestimmte Anforderungen (661,03 kB, pdf) geknüpft: An die Zuverlässigkeit der Träger, an die Qualität ihrer pädagogischen Arbeit und an ihre Verankerung in der Jugendarbeit.

Im Zentrum des Akkreditierungsantrags steht also das Profil Ihrer Organisation – und damit verbunden deren Arbeitsbereiche und Zielgruppen. Sie müssen im Antrag erkennbar eine Entwicklungsstrategie vorlegen mit verschiedenen strategischen Zielen, die Sie mit Hilfe des Programms erreichen wollen. Diese müssen sich in einem mehrjährigen Aktivitätsplan abbilden.

In diesem Plan erfassen Sie die Anzahl von Aktivitäten pro Format und Budgetjahr sowie die geplante Anzahl von Teilnehmenden. Achten Sie darauf, dass dieser Aktivitätsplan realistisch ist und sich an den Kapazitäten und Entwicklungen der Vorjahre orientiert.

Sie müssen den Plan nach Ablauf einiger Jahre aktualisieren. Nehmen Sie sich vor der Einreichung eines Akkreditierungsantrags ausreichend Zeit für die Formulierung ihrer strategischen Ziele und reflektieren Sie insbesondere die Bedarfe ihrer Organisation, ihrer Zielgruppen und weiterer Stakeholder.

Für die Umsetzung von Projekten im Rahmen der Akkreditierung gelten alle formalen und inhaltlichen Kriterien der Formate aus dem Programmhandbuch sowie die Selbstverpflichtung zur Einhaltung der Erasmus Youth Quality Standards.

Nach erfolgreicher Akkreditierung können Sie einmal jährlich im Frühjahr Fördermittel in einem Budgetantrag beantragen. Die Fördermittel können Sie für ein Budgetjahr (Standardlaufzeit 15 Monate ab Projektstart zum 1.6. eines Jahres) verwenden.

Die beantragten und bewilligten Aktivitäten eines Budgetjahres gelten dann als ein Projekt und erhalten eine Projektnummer.

Grundlagen für den unkomplizierten Budgetantrag (KA 151) sind der Aktivitätsplan aus dem bewilligten Akkreditierungsantrag (KA150) zzgl. weiterer zur Berechnung notwendiger Parameter je Format.

Die Durchführungsorte und Projektpartner müssen zum Zeitpunkt des Budgetantrags noch nicht feststehen. Daher wird der tatsächliche Bedarf für die Reisekosten sowie für die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden nicht konkret ermittelt.

JUGEND für Europa ermittelt das Budget jedes Budgetantrags anhand von Durchschnittswerten je Teilnehmenden und Tag (Programm- und Reisekosten) zuzüglich Pauschalen für Vorbereitende Besuche, ggf. für die Inklusionsförderung und für Außergewöhnliche Kosten.

JUGEND für Europa ermittelt das Budget jedes Budgetantrags anhand von Durchschnittswerten. Beachten Sie bitte, dass hierfür der Tagessatz in Deutschland herangezogen wird.

Findet eine Aktivität hingegen im Ausland statt, muss für die Abrechnung des Projektes der dort geltende Tagessatz angesetzt werden. Dieser kann niedriger oder höher ausfallen.

Das tatsächliche und abrechnungsfähige Budget müssen Sie während der Projektumsetzung mit Hilfe des Beneficiary Module (Abrechnungstool) selbst ermitteln, sobald Ihnen alle Parameter der Durchführung bekannt sind (Anzahl der Teilnehmenden, Durchführungsort, Entfernungskategorien etc.).

Sollten aus dem von JUGEND für Europa zuvor kalkulierten und bewilligten Budget noch Mittel übrig sein, können Sie diese nach Rücksprache mit uns ggf. für weitere Aktivitäten einsetzen. Ist dies nicht möglich, müssen Sie die nicht verwendeten Mittel an JUGEND für Europa zurückzahlen.

Wichtig ist, dass für Projekte, die im Rahmen einer Akkreditierung umgesetzt werden, dieselben formalen und budgetären Regeln gemäß Programmhandbuch gelten wie für Projekte im Einzelantragsverfahren.

Dies betrifft u.a. die Tagessätze pro Land, die Reisekostenpauschalen, die Mindestanzahl von Teilnehmenden pro Gruppe oder die maximale Gruppengröße.

Eine Ausnahme stellt die Möglichkeit zur Nachbeantragung von Inklusionskosten und Außergewöhnlichen Kosten dar. Als akkreditierte Träger*in können Sie diese Kostenpositionen noch bis zu zwölf Monate nach Projektstart nachbeantragen.

Eine Erhöhung der im Aktivitätsplan bewilligten Teilnehmendenzahlen ist nur bei ausreichendem Budget möglich und ist auf maximal 30% begrenzt.

Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle in einem Budgetantrag beantragten Aktivitäten gefördert werden können. Sie können jedoch eine Priorisierung der geplanten Aktivitäten hinterlegen, die bei der Förderentscheidung weitestgehend berücksichtigt wird.

Die Höhe der Bewilligung richtet sich zum einen nach den uns zur Verfügung stehenden Fördermitteln, zum anderen nach der Bewertung der bisherigen Umsetzung Ihrer Projekte (vor Abschluss erster Projekte ersetzt durch die Bewertung des Akkreditierungsantrags) sowie der Umsetzung der zentralen Prioritäten.

Antragsfrist für die Budgetbeantragung im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens ist der .12.02.2025.

Folgendes Budget steht 2025 zur Verfügung:

• Gesamtbudget im Budgetverfahren: 20.000.000,- Euro
• Außergewöhnliche Kosten: 1.000.000,- Euro

Für die jeweiligen Vergabekriterien sind vorgesehen:

• Mindestförderbeträge: 4.000.000,- Euro
• Qualitative Bewertung und Umsetzung von Prioritäten: 15.000.000,- Euro

Regeln der Budgetverteilung 

Die Mittelvergabe erfolgt auf Grundlage des zur Verfügung stehenden Förderbudgets, der beantragten Aktivitäten (wobei der Aktivitätenplan um maximal 30% überschritten werden darf) und der Mindest- sowie ggf. Höchstfördersummen.

Im Jahr 2025 beträgt die Mindestfördersumme 37.000,- Euro. Dies entspricht aufgerundeten durchschnittlichen Kosten einer Jugendbegegnung mit 30 Teilnehmenden und 10 Tagen Dauer bei einer Entfernungskategorie von 500-1999 km. Eine Höchstfördersumme wird nicht festgelegt. 
 
Falls der errechnete Mittelbedarf über dem zur Verfügung stehenden Förderbudget liegt, werden die beantragten Aktivitäten oberhalb der Mindestförderbeträge in Abhängigkeit von der Bewertung der Anträge anteilsmäßig gekürzt.

Die Bewertung der Budgetanträge erfolgt anhand folgender Kriterien:

• 90% Bewertung der Qualität 
• 10% Bewertung der Umsetzung der Programmprioritäten inklusive dem Anteil an jungen Menschen mit geringeren Chancen 

Die Bewertung der Qualität ergibt sich aus der Bewertung des Akkreditierungsantrags. Liegen schon abgeschlossene Schlussberichte vor, setzen sich die 90% Bewertung der Qualität zu 70% aus der Bewertung des letzten Schlussberichts und zu 20% aus der Bewertung des Akkreditierungsantrags zusammen.

Nach Abschluss eines Budgetjahres übermitteln Sie über das Beneficiary Module (Abrechnungstool) einen Schlussverwendungsnachweis, in dem Sie alle Aktivitäten eines Mittelabrufs abrechnen. Ein dazugehörender Schlussbericht gibt einen Einblick in Ihre inhaltliche Arbeit.

Darüber hinaus reichen Sie als akkreditierte Träger mindestens einmal während Ihrer gesamten Akkreditierungslaufzeit folgende Dokumente (in einem oder getrennt) ein:

• einen Fortschrittsbericht zur Erreichung Ihrer Ziele
• einen Bericht über die Einhaltung der Qualitätsstandards
• eine Aktualisierung Ihres Aktivitätsplans (sofern Sie für einen Zeitraum von mehr als drei Jahren akkreditiert sind).

Zusätzlich können Vor-Ort-Besuche oder Telefoninterviews Bestandteil des Monitorings durch JUGEND für Europa sein. Formale Prüfungen werden stichprobenartig durchgeführt.

Die Ergebnisse aller Berichte und Monitoringbesuche sowie Prüfungen werden von JUGEND für Europa als Grundlage zur Bewertung einer "Past Performance" genutzt. Der Erfolg und die Qualität Ihrer umgesetzten Aktivitäten werden während der Akkreditierungslaufzeit und bei zukünftigen Budgetanträgen berücksichtigt.